Selon la norme pour les factures électroniques
(Factur-X) intégrant un format XML
La plateforme PDP de réception contrôle et valide chaque document
Automatisation de l'envoi des factures électroniques auprès de la DGFIP
Une plateforme PDP Émission est une structure technique accréditée par l’État pour assurer le traitement des factures électroniques générées par une entreprise. Elle a pour fonction principale de recevoir les factures structurées issues des logiciels de gestion ou des systèmes ERP internes, d’en contrôler le contenu, d’en garantir la conformité réglementaire, puis de les transmettre soit au Portail Public de Facturation (PPF), soit à la plateforme PDP du client, lorsque celui-ci en est équipé. Ce rôle spécifique d’émetteur implique une responsabilité accrue dans la fiabilité des informations transmises. La PDP Émission ne se limite pas à un simple canal de transmission, elle effectue un ensemble de vérifications techniques et fiscales sur les données contenues dans la facture. Elle s’assure notamment que le format respecte les standards imposés par la DGFiP, que les mentions obligatoires sont présentes, et que la facture est émise dans les délais requis. Elle peut également extraire et transmettre à l’administration fiscale les données de transaction associées à la facture, notamment dans le cadre du contrôle de la TVA. En agissant à ce niveau du flux, la plateforme contribue à sécuriser le processus de facturation dès son origine, tout en assurant la traçabilité et l’intégrité des documents.
Lorsqu’une entreprise utilise une plateforme de dématérialisation partenaire pour l’émission, le flux de facturation commence dès la génération du document par le système comptable interne. La facture, créée au format structuré requis (Factur-X, UBL, CII), est alors transmise à la PDP. Celle-ci effectue un premier niveau de contrôle portant sur la forme du document, la cohérence des données fiscales, les identifiants du client, les montants exprimés, les taux de TVA appliqués et l’exhaustivité des mentions obligatoires. Ce filtrage en amont permet de réduire significativement les erreurs, les rejets et les litiges liés à une mauvaise transmission. Une fois la facture validée, la PDP Émission détermine le canal de distribution adapté : si le client dispose lui-même d’une PDP immatriculée, la facture lui est directement adressée via l’interconnexion des deux plateformes ; à défaut, elle est transmise au Portail Public de Facturation, qui se charge de l’acheminer vers le destinataire. Parallèlement, la PDP assure la transmission des données fiscales nécessaires au suivi par l’administration. Ce processus automatisé permet à l’entreprise émettrice de se concentrer sur ses opérations commerciales tout en assurant une parfaite conformité aux obligations légales.
Dans le contexte de la facturation électronique, la distinction entre émission et envoi peut paraître subtile mais elle est fondamentale d’un point de vue organisationnel, technique et réglementaire. L’émission correspond à l’acte de générer une facture, c’est-à-dire à la création du document par l’entreprise qui vend un bien ou fournit un service. Cette étape est réalisée à partir du logiciel de facturation ou de l’ERP interne, qui produit une facture au format structuré imposé par la réforme (Factur-X, UBL ou CII). Une fois la facture émise, elle est transmise à la plateforme PDP pour traitement. À ce stade, la PDP Émission prend le relais en effectuant les contrôles nécessaires sur le fond et la forme de la facture, en s’assurant qu’elle est conforme aux exigences de la DGFiP, et en identifiant le bon canal de transmission. C’est alors que l’on parle d’envoi, c’est-à-dire le fait de transmettre le document validé à son destinataire, qu’il s’agisse du client directement via sa propre PDP ou du Portail Public de Facturation si aucun autre canal n’est disponible. Autrement dit, l’émission est une opération interne à l’entreprise, tandis que l’envoi est une opération technique réalisée par la PDP pour distribuer la facture de manière conforme et sécurisée. Cette distinction permet de clarifier les responsabilités entre les différents acteurs : l’émetteur produit, la PDP contrôle et transmet.
En complément de l’émission, de l’envoi et de la réception des factures électroniques, la réforme introduit une autre obligation dénommée e-reporting, qui concerne les transactions ne donnant pas lieu à une facture entre deux entreprises assujetties. Il s’agit par exemple des ventes à des clients particuliers (B2C), des opérations à l’international, ou encore des prestations exonérées de TVA. Dans ce cas, aucune facture électronique n’est transmise à un partenaire commercial, mais les données de transaction doivent tout de même être déclarées à l’administration fiscale. C’est là qu’intervient la PDP, qui se voit confier la mission de collecter, structurer et transmettre ces informations selon des formats standardisés. L’entreprise transmet ses données de vente à la plateforme, qui se charge de les envoyer à la DGFiP via des canaux sécurisés, en respectant la fréquence et les modalités fixées par la réglementation. Ce flux est indépendant de la chaîne de facturation traditionnelle mais participe à la centralisation des données économiques voulue par l’administration. Pour l’entreprise, le recours à une PDP permet de simplifier le e-reporting, d’éviter les oublis, d’automatiser les déclarations et d’assurer la cohérence entre les données fiscales et les flux opérationnels. La PDP devient alors un intermédiaire déclaratif, garantissant la transparence et la conformité des échanges même en l’absence de factures formelles.
